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En el mundo empresarial, la gestión de la nómina es un aspecto crucial que no puede ser descuidado. Sin embargo, existen mitos comunes que pueden llevar a prácticas erróneas, como la creencia de que incluir a un empleado en la planilla, pero no afiliarlo es aceptable. En este artículo, desmentiremos esta idea y destacaremos los riesgos asociados con no afiliar a la seguridad social a los empleados desde el principio. También puede interesarte: Guía práctica para afiliar a los empleados de tu negocio a la seguridad social en Colombia Mito: Si incluyo a mi nuevo trabajador en la planilla y pago los aportes, no es necesario hacer ningún proceso ante las entidades.  Muchos empresarios caen en la trampa de pensar que al incluir a un empleado en la planilla de la empresa ya están cumpliendo con todas las obligaciones legales. Sin embargo, olvidan que siempre se debe hacer el proceso de afiliación a seguridad social y así evitar consecuencias graves tanto para el empleador como para el empleado. ¿Cuál es la diferencia entre la planilla y la afiliación a la seguridad social? Es importante entender la diferencia entre estos dos conceptos fundamentales en la gestión de recursos humanos: Planilla: La planilla es el registro que contiene la información sobre los aportes parafiscales y de seguridad social que la empresa debe pagar por cada uno de sus empleados mes a mes. Esta información es reportada periódicamente a las entidades encargadas de recaudar estos aportes, como la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y las Entidades Promotoras de Salud (EPS). Afiliación a la seguridad social: La afiliación a la seguridad social implica inscribir al empleado en el sistema de seguridad social del país correspondiente. Esto garantiza que el empleado esté cubierto por los beneficios de salud, pensiones y otras prestaciones sociales proporcionadas por el Estado o entidades privadas autorizadas. Como vez son cosas totalmente diferentes y complementarias, por lo que es necesario que siempre que tengas un empleado nuevo garantices que se realice el proceso de afiliación a seguridad socia y una vez el empleado este activo iniciar con el pago. Ten en cuenta que pagar los aportes sin la debida afiliación deja sin cobertura a tus trabajadores y te puede traer varios riesgos como empleador.

Al contratar a una empleada doméstica pueden surgir muchas situaciones, una de las más relevantes es un embarazo; pues existen muchas dudas al respecto, lo que se puede y no se puede hacer, etc. Nuestro deber es acompañarte en el proceso y brindarte la información que debes saber, por eso a continuación te compartiremos todo lo que debes tomar en cuenta para que estés seguro de cumplir con todo lo que exige la ley durante este período. Puede interesarte: ¿Cómo evitar demandas laborales al contratar empleadas domésticas? Una de las preguntas más frecuentes es ¿Puedo terminar la relación laboral con mi empleada? Por supuesto que no, en ningún caso, puedes dar por terminado el contrato de trabajo, así lo indica la ley en el a rtículo 4 3 de la Constitución Política de Colombia , en el cual se puede leer: “La mujer y el hombre tienen iguales derechos y oportunidades. La mujer n o podrá ser sometida a ninguna clase de discriminación. Durante el embarazo y después del parto gozará de especial asistencia y protección del Estado”. Además, lo vuelve a reforzar en el artículo 239 del código sustantivo del trabajo, donde enfatiza que: “Una empleada NO puede ser despedida en razón a su embarazo, por lo cual se entiende que el Estado protege y vela por el cuidado de la población femenina en estado de gestación.” ¡Mucho cuidado! Hacer caso omiso y despedir a tu empleada por esta razón podría significar demandas y acarrear indemnizaciones futuras, te recomendamos NO arriesgarte. Ahora, ¿Cuáles son mis obligaciones como empleador si me encuentro en esta situación? Bueno, uno de los puntos claves es asegurarte de que tu empleada del hogar está afiliada a una EPS, aunque para ser honestos, este es uno de los requerimientos con los que debes cumplir, aunque tu trabajadora no esté en etapa de gestación. Sin embargo, creemos que vale la pena mencionarlo, pues en este caso cobra muchísima más relevancia, ya que si ella no está afiliada a seguridad social, tú estarás obligado a asumir todos los gastos médicos que un embarazo conlleva, incluyendo la licencia de maternidad. ¡Eso no es todo! Si decides no cumplir con esta obligación, podrías verte expuesto a multas de hasta 500 salarios mínimos vigentes, según lo determine el gobierno. ¿Y la licencia de maternidad? ¡Excelente pregunta! Te explicamos: Según las leyes 235 y 236 del código sustantivo del trabajo, todas las trabajadoras en estado de embarazo deben recibir 18 semanas como licencia de maternidad. Además, nos gustaría agregar que en caso de un parto múltiple, la licencia corresponde a 20 semanas. Algunos tips que pueden ayudarte: Debes pagar la licencia de maternidad con base en el salario que gane tu trabajadora y en los tiempos establecidos en el contrato (quincenal o mensual). Para empleadas del servicio doméstico internas o de tiempo completo, la licencia se paga al 100% desde el primer día. Aunque tú pagas la licencia, es importante resaltar que la EPS en la cual está afiliada tu empleada debe hacerte el reembolso del 100%. Es tu deber realizar la solicitud de reembolso los primeros 30 días de haber iniciado la licencia. Y este será efectivo únicamente si hiciste aportes durante los 9 meses del embarazo. ¡Ojo! Información importante si tu empleada está contratada a término fijo… En este caso, es tu obligación renovar el contrato laboral, pues si la finalización del contrato está dada para terminar durante el período de embarazo o la licencia de maternidad, debes renovarlo por el mismo período del contrato anterior, tu empleada no puede pasar ni un solo día sin contrato de trabajo. ¿Las licencias remuneradas aplican para permisos? Si, es claro que tu empleada deberá asistir a citas médicas y controles frecuentemente, para estas ocasiones, puedes otorgarle licencias remuneradas. Recuerda que puedes reportar este tipo de novedades desde la app. ¿Cómo funcionan los permisos remunerados para lactancia? Recientemente, hubo una modificación en la ley 2306 del 2023 respecto a este tema, se estableció que: La trabajadora tiene derecho a dos descansos de 30 minutos cada uno para amamantar a su hijo durante los primeros seis meses. Así como a un descanso similar hasta los dos años si se mantiene la lactancia materna continua. IMPORTANTE : Si una trabajadora es despedida mientras disfruta de estos descansos, NO se asumirá automáticamente que el despido fue discriminatorio, en ese caso, si la trabajadora así lo decide, deberá probar que se trata de un despido por discriminación. ¿La información compartida aplica también para empleadas por días? Así es, a las empleadas por días, igual que a las empleadas de tiempo completo la ley también las protege, por lo cual no podrás despedirla o dejar que finalice su contrato, deberás permitirle asistir a sus citas médicas y controles por medio de licencias o permisos remunerados. La única variante para empleadas bajo esta modalidad de contratación es el tema de las incapacidades o licencias de maternidad, te explicamos: Por lo general las trabajadoras de tiempo parcial están afiliadas al SISBEN y este no reembolsa el dinero; nuestra recomendación es continuar con el pago de salario de tu empleada de manera normal durante la licencia de maternidad o incapacidades, pues aunque la ley no te obliga a reconocer estos pagos, no debes afectar el derecho al mínimo vital que tienen todos los trabajadores colombianos. Esperamos que este artículo sea muy útil para ti. Si estás en una situación similar, aplicar estos tips puede ahorrarte multas o demandas. ¿Tienes inquietudes adicionales o requieres una asesoría personalizada? Completa el siguiente formulario, uno de nuestros asesores expertos te contactará.

En el mundo empresarial, la gestión de la nómina es un aspecto crucial que no puede ser descuidado. Sin embargo, existen mitos comunes que pueden llevar a prácticas erróneas, como la creencia de que incluir a un empleado en la planilla, pero no afiliarlo es aceptable. En este artículo, desmentiremos esta idea y destacaremos los riesgos asociados con no afiliar a la seguridad social a los empleados desde el principio. También puede interesarte: Guía práctica para afiliar a los empleados de tu negocio a la seguridad social en Colombia Mito: Si incluyo a mi nuevo trabajador en la planilla y pago los aportes, no es necesario hacer ningún proceso ante las entidades.  Muchos empresarios caen en la trampa de pensar que al incluir a un empleado en la planilla de la empresa ya están cumpliendo con todas las obligaciones legales. Sin embargo, olvidan que siempre se debe hacer el proceso de afiliación a seguridad social y así evitar consecuencias graves tanto para el empleador como para el empleado. ¿Cuál es la diferencia entre la planilla y la afiliación a la seguridad social? Es importante entender la diferencia entre estos dos conceptos fundamentales en la gestión de recursos humanos: Planilla: La planilla es el registro que contiene la información sobre los aportes parafiscales y de seguridad social que la empresa debe pagar por cada uno de sus empleados mes a mes. Esta información es reportada periódicamente a las entidades encargadas de recaudar estos aportes, como la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y las Entidades Promotoras de Salud (EPS). Afiliación a la seguridad social: La afiliación a la seguridad social implica inscribir al empleado en el sistema de seguridad social del país correspondiente. Esto garantiza que el empleado esté cubierto por los beneficios de salud, pensiones y otras prestaciones sociales proporcionadas por el Estado o entidades privadas autorizadas. Como vez son cosas totalmente diferentes y complementarias, por lo que es necesario que siempre que tengas un empleado nuevo garantices que se realice el proceso de afiliación a seguridad socia y una vez el empleado este activo iniciar con el pago. Ten en cuenta que pagar los aportes sin la debida afiliación deja sin cobertura a tus trabajadores y te puede traer varios riesgos como empleador.

Al contratar a una empleada doméstica pueden surgir muchas situaciones, una de las más relevantes es un embarazo; pues existen muchas dudas al respecto, lo que se puede y no se puede hacer, etc. Nuestro deber es acompañarte en el proceso y brindarte la información que debes saber, por eso a continuación te compartiremos todo lo que debes tomar en cuenta para que estés seguro de cumplir con todo lo que exige la ley durante este período. Puede interesarte: ¿Cómo evitar demandas laborales al contratar empleadas domésticas? Una de las preguntas más frecuentes es ¿Puedo terminar la relación laboral con mi empleada? Por supuesto que no, en ningún caso, puedes dar por terminado el contrato de trabajo, así lo indica la ley en el a rtículo 4 3 de la Constitución Política de Colombia , en el cual se puede leer: “La mujer y el hombre tienen iguales derechos y oportunidades. La mujer n o podrá ser sometida a ninguna clase de discriminación. Durante el embarazo y después del parto gozará de especial asistencia y protección del Estado”. Además, lo vuelve a reforzar en el artículo 239 del código sustantivo del trabajo, donde enfatiza que: “Una empleada NO puede ser despedida en razón a su embarazo, por lo cual se entiende que el Estado protege y vela por el cuidado de la población femenina en estado de gestación.” ¡Mucho cuidado! Hacer caso omiso y despedir a tu empleada por esta razón podría significar demandas y acarrear indemnizaciones futuras, te recomendamos NO arriesgarte. Ahora, ¿Cuáles son mis obligaciones como empleador si me encuentro en esta situación? Bueno, uno de los puntos claves es asegurarte de que tu empleada del hogar está afiliada a una EPS, aunque para ser honestos, este es uno de los requerimientos con los que debes cumplir, aunque tu trabajadora no esté en etapa de gestación. Sin embargo, creemos que vale la pena mencionarlo, pues en este caso cobra muchísima más relevancia, ya que si ella no está afiliada a seguridad social, tú estarás obligado a asumir todos los gastos médicos que un embarazo conlleva, incluyendo la licencia de maternidad. ¡Eso no es todo! Si decides no cumplir con esta obligación, podrías verte expuesto a multas de hasta 500 salarios mínimos vigentes, según lo determine el gobierno. ¿Y la licencia de maternidad? ¡Excelente pregunta! Te explicamos: Según las leyes 235 y 236 del código sustantivo del trabajo, todas las trabajadoras en estado de embarazo deben recibir 18 semanas como licencia de maternidad. Además, nos gustaría agregar que en caso de un parto múltiple, la licencia corresponde a 20 semanas. Algunos tips que pueden ayudarte: Debes pagar la licencia de maternidad con base en el salario que gane tu trabajadora y en los tiempos establecidos en el contrato (quincenal o mensual). Para empleadas del servicio doméstico internas o de tiempo completo, la licencia se paga al 100% desde el primer día. Aunque tú pagas la licencia, es importante resaltar que la EPS en la cual está afiliada tu empleada debe hacerte el reembolso del 100%. Es tu deber realizar la solicitud de reembolso los primeros 30 días de haber iniciado la licencia. Y este será efectivo únicamente si hiciste aportes durante los 9 meses del embarazo. ¡Ojo! Información importante si tu empleada está contratada a término fijo… En este caso, es tu obligación renovar el contrato laboral, pues si la finalización del contrato está dada para terminar durante el período de embarazo o la licencia de maternidad, debes renovarlo por el mismo período del contrato anterior, tu empleada no puede pasar ni un solo día sin contrato de trabajo. ¿Las licencias remuneradas aplican para permisos? Si, es claro que tu empleada deberá asistir a citas médicas y controles frecuentemente, para estas ocasiones, puedes otorgarle licencias remuneradas. Recuerda que puedes reportar este tipo de novedades desde la app. ¿Cómo funcionan los permisos remunerados para lactancia? Recientemente, hubo una modificación en la ley 2306 del 2023 respecto a este tema, se estableció que: La trabajadora tiene derecho a dos descansos de 30 minutos cada uno para amamantar a su hijo durante los primeros seis meses. Así como a un descanso similar hasta los dos años si se mantiene la lactancia materna continua. IMPORTANTE : Si una trabajadora es despedida mientras disfruta de estos descansos, NO se asumirá automáticamente que el despido fue discriminatorio, en ese caso, si la trabajadora así lo decide, deberá probar que se trata de un despido por discriminación. ¿La información compartida aplica también para empleadas por días? Así es, a las empleadas por días, igual que a las empleadas de tiempo completo la ley también las protege, por lo cual no podrás despedirla o dejar que finalice su contrato, deberás permitirle asistir a sus citas médicas y controles por medio de licencias o permisos remunerados. La única variante para empleadas bajo esta modalidad de contratación es el tema de las incapacidades o licencias de maternidad, te explicamos: Por lo general las trabajadoras de tiempo parcial están afiliadas al SISBEN y este no reembolsa el dinero; nuestra recomendación es continuar con el pago de salario de tu empleada de manera normal durante la licencia de maternidad o incapacidades, pues aunque la ley no te obliga a reconocer estos pagos, no debes afectar el derecho al mínimo vital que tienen todos los trabajadores colombianos. Esperamos que este artículo sea muy útil para ti. Si estás en una situación similar, aplicar estos tips puede ahorrarte multas o demandas. ¿Tienes inquietudes adicionales o requieres una asesoría personalizada? Completa el siguiente formulario, uno de nuestros asesores expertos te contactará.