¿Debo liquidar a mi empleada doméstica en diciembre?

Esto depende realmente de tu tipo de contrato y la fecha de dinamización de este. Pero existe el mito general de que se deben liquidar a las empleadas al finalizar del año y hacer el pago de sus cesantías y vacaciones pendiente como un tema de “cerrar bien en año”.

Realmente esta práctica solo debería de hacerse si tiene un contrato firmado a término fijo y la fecha fin de ese contrato fuera a final de año.

De lo contrario no estás haciendo las cosas como lo dicta la ley, ya que las liquidaciones solo deben realizarse al dar por terminada una relación laboral. Recuerda que todo contrato verbal, está la ley un contrato a término indefinido y realizar liquidaciones parciales simplemente se toma cómo una bonificación y no cómo una liquidación real.

¿Qué debo pagar a fin de año para hacer las cosas bien?

Según lo dicta la ley desde el 2016, debes realizar el pago de prima a tus empleados domésticos, esto a modo de bonificación por las labores prestadas. Esta prestación debe pagarse así tu empleado trabaje por días. Además, debes entregar una dotación, si tu empleada gana mensos de 2 salarios mínimos.

Además, ten presente que en enero debes pagar intereses sobre cesantías que equivale al 12% de lo que pagaras por este aporte (un salario mensual al año) a más tardar el 14 de febrero debes realizar el pago de las cesantías a un fondo de cesantías. Recuerda que esta prestación social no debe por ningún motivo ser entregado en dinero o especie e a tu empleado ya que al no ser consignadas a un fondo especializado podrías entrar en penalizaciones o demandas (la mora por no pago de cesantías equivale a 1 día de sueldo por un día en mora ante la entidad.

¿Qué pasa si mi empleada quiere que la liquide?

Recuerda que no se trata de decisiones personales. La ley laboral es estricta y aplica tanto para empresas cómo para hogares independientemente de que se conozca o no. Te recomendamos llevar todos los aportes al día y realizar los pagos en fechas oportunas ya que así evitaras posibles sanciones o demandas. Normalmente las empleadas desean su liquidación a final de año para tener un poco más de flujo de caja para pagos y compras, pero ahora recibirán una bonificación adicional al recibir prima en esta época. Recuerda que tú eres el empleador y debes seguir las normas establecidas.

¿Qué pasa si tengo dudas con mi relación laboral actual?

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¿Empleada embarazada? Puntos a tener en cuenta

Anteriormente, en Colombia, no existía una ley que regulara las licencias de maternidad cuando de empleadas domésticas se trataba, de ahí que en ocasiones fueran vulnerados sus derechos como trabajadoras y no se cumpliera, como en el caso del resto de mujeres empleadas en estado de embarazo, con las prestaciones legales por no encontrarse reglamentado este caso para ellas específicamente.

De acuerdo con las leyes 235 y 236 del código sustantivo del trabajo, y después de su modificación con la ley 1822 de 2017, todas las trabajadoras en estado de embarazo deben recibir 18 semanas como licencia de maternidad.

Para hacer válida esta licencia es necesario que tu empleada presente un certificado médico que certifique su estado de embarazo y de una fecha estimada de parto, como también una tentativa de inicio de la misma, ya que esta debe iniciar aproximadamente 2 semanas antes del parto. En el caso de parto múltiple la licencia se da por 20 semanas.

La remuneración de la licencia se hace con base en el salario que tu empleada devengue, para empleadas del servicio doméstico internas o de tiempo completo, la licencia se pagará al 100% desde el primer día sobre el salario base por el cual labora.

El pago lo realiza el empleador, que posteriormente debe hacer la solicitud de reembolso a la EPS en la cual esté cotizando.

Esta solicitud debes presentarla dentro de los primeros 30 días de haber iniciado la licencia, es importante que tenga en cuenta que para hacer efectiva la misma, se debieron haber hecho aportes durante los 9 meses de gestación del bebé.

Todas las especificaciones dadas anteriormente aplican para madres adoptantes que quedan a cargo de bebés recién nacidos sin ayuda de la madre biológica, de acuerdo con el Artículo 239 del CST.

¿Cómo se realiza el recobro de una licencia de maternidad?

Como empleador tienes derecho a recibir los pagos realizados por licencia, para esto deberás comunicarte con la entidad prestadora de salud de tu empleada y solicitar los requisitos y el listado de documentos necesarios para radicar este recobro.

Para empleadas de tiempo parcial, que son afiliadas al régimen subsidiado, no se establece el pago de esta licencia  de acuerdo a que no se puede solicitar el reembolso al SISBEN ya que no se generan pagos, estos los hace el estado.

¿Qué más debo tener en cuenta?

Al estar en estado de embarazo, tu empleada requiere asistir a controles y citas médicas regularmente, para las cuales debes otorgar licencias remuneradas que serán únicamente por la duración de la cita o control correspondientes, estos deben ser soportados con el certificado correspondiente y en caso de incapacidad dentro del periodo de embarazo, esta no se tomará como parte de la licencia de maternidad, sino como una incapacidad por enfermedad que, de igual forma, debe ser soportada con la incapacidad entregada por la EPS.

En cuanto al padre del bebé, tiene derecho a 8 días hábiles de licencia remunerados, y deberá presentar el certificado de nacimiento del bebé dentro de los siguientes 30 días después del nacimiento.

Esta licencia también es cubierta por la EPS, de acuerdo con esto es necesario que el padre sea un cotizante regular dentro de los últimos meses.

Importante:

Recuerda que es ilegal dar por terminado un contrato laboral con una mujer en estado de embarazo; como empleador estás en la obligación de mantener el contrato vigente durante todo el periodo de embarazo y el tiempo que dure la licencia de maternidad, ya que se debe seguir pagando el salario como también se debe dar continuidad a los aportes de seguridad social de tu empleada.

Recuerda que si el contrato con tu empleada termina mientras está embarazada o en su licencia de maternidad este deberá ser renovado automáticamente por el mismo periodo.


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¿Qué y cuánto provisionar para pagar a mis empleados del hogar?

Al tomar la decisión de incluir dentro de tus gastos mensuales el pago de una empleada doméstica, adquieres responsabilidades legales que no debes dejar de atender, ya que podrías provocarte sanciones y/o multas de hasta 100 SMLV, por no actuar conforme la ley lo establece.

De acuerdo con el código sustantivo del trabajo, los trabajadores domésticos tienen derecho a recibir prestaciones sociales y es obligación del empleador hacer pago de las mismas, de no ser así, tendrías que cubrir sus gastos en caso de un accidente laboral e incapacidades o, en el peor de los casos, cubrir una pensión vitalicia en caso de incapacidad total del trabajador, adicional a pagar sanciones y retroactivos a las entidades de prestación, junto con intereses de mora de estos.

El cubrimiento adecuado de las prestaciones a tus empleados domésticos se regula mediante la ley 1788 de 2016, tanto el pago de cesantías, intereses sobre cesantías, salud y ARL como vacaciones, dotaciones y prima de servicios.

Recuerda que al realizar aportes debes pagar todos los meses mediante un operador de pago PILA o mediante Symplifica las prestaciones recurrentes las cuales son:

SALUD: Los aportes a salud son únicamente para empleados tiempo completo. Un empleado por días deberá pertenecer al régimen subsidiado (SISBEN) para estar cubierto. El aporte equivale al 12.5% del valor del salario. El cual corresponde 8.5% al empleador y el 4% al empleado.

PENSIÓN: El aporte de pensión equivale al 16% sobre el salario del trabajador, de los cuales el 12% es pagado por el empleador y el 4% restante, por el trabajador.

CAJA DE COMPENSACIÓN: Es planteado con el fin de mejorar la calidad de vida de los empleados, equivale al 4% sobre el valor del sueldo del empleado y es asumido por el empleador.

RIESGOS PROFESIONALES: Esta prestación debe pagarse obligatoriamente y, ser cubierta en su totalidad por el empleador. Corresponde en el caso de empleados domésticos, con riesgo I, al 0.522% sobre el salario del mismo. El pago debe hacerse mensualmente. (Conoce más sobre los riesgo a los que se expone tu empleada).

Pero recuerda existen prestaciones que no son recurrentes y tienen fechas específicas de pago.

¿Cuáles son las prestaciones a las cuales debería tener provisiones mensuales para realizar los pagos?

No dejes todo para el final, ya que varios de estos parafiscales pueden ser hasta un salario mensual el cual al no pagarse en fechas oportunas puede traer sanciones. Te recomendamos leer todo este artículo:

PRIMA: Según la ley 1788 de 2016, que busca regular las garantías para estos trabajadores y mejorar su calidad de vida debe ser pagada obligatoriamente a empleados contratados para realizar las labores domésticas. La prima equivale a un salario mensual por cada año trabajado, es decir que si tu trabajador gana el salario mínimo $737.717, debes aprovisionar $61.477 mensuales para cubrir esta prestación. La prima es pagada 2 veces al año: mitad de junio y mitad de diciembre. Conoce más.

CESANTÍAS: Esta prestación es cubierta en su totalidad por ti, como empleador. El pago de estas debe hacerse anualmente por ley y el monto corresponde a un salario del trabajador, el pago debe hacerse antes del 15 de febrero en un fondo de cesantías y no entregarlas al empleado. Si liquidamos esta prestación sobre 1SMLV, tendrías que provisionar mensualmente $61.477 para cubrir lo correspondiente a cesantías del año o a los meses laborados.

INTERESES A CESANTÍAS: Según la ley 52 de 1975, los empleadores deben pagar de forma obligatoria intereses a las cesantías, que equivalen al 12% sobre el valor que el trabajador tenga en cesantías hasta final de diciembre del año a liquidar. Usando como base 1SMLV, tendrías que aprovisionar $7.377 mensualmente, con el fin de no acumular el pago completo a fin de año. Esto se pagan como interés por haber retenido durante un año el pago de las cesantías. Este interés se debe entregar junto a el pago de nómina del mes de enero.

DOTACIÓN: La dotación de trabajo debe ser entregada cada 4 meses a empleados que ganan menos de 2SMLV y lleven más de 3 meses trabajando; consta de un par de zapatos y un vestido de labor que deberán ser usados por tu empleado mientras realice las labores para las cuales se le contrató. Esta dotación no tiene un precio establecido por ley y no puede ser entregada en dinero. Te recomendamos hacer la compra de estos artículos acorde a las labores de tu empleado. Conoce más sobre las dotaciones.

VACACIONES: Una vez tus trabajadores cumplan 1 año trabajando, es tu obligación, darle 15 días de vacaciones y pagarle estos días o los correspondientes, de acuerdo con su jornada laboral. En el caso de no tener un horario definido, las vacaciones se liquidarán con el promedio de días trabajados del año inmediatamente anterior; la fórmula para calcularlas es Salario base X número de días trabajados/ 720.

Aquí encontraras un resumen de los valores a pagar por estas prestaciones:

Tabla de provisiones basada en un salario mínimo de 2017

Prestación Valor a pagar Provisión mensual Fecha de pago
Prima $737.717 $61.477 Junio y Diciembre
Cesantías $737.717 $61.477 Febrero
Intereses sobre Cesantías $88.526 $7.377 Enero
Dotación No hay valor específico No hay valor específico abril, agosto, diciembre
Vacaciones Contempladas en el salario Contempladas en el salario Junto al salario en el mes disfrutado

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¿Qué opinan nuestros clientes de Symplifica?

Nuestra APP se ha preocupado desde el principio por facilitar la vida de los empleadores del hogar mientras ayudamos a empleados domésticos a estar más cerca de los beneficios de seguridad social.

Symplifica, siendo la mano derecha de los hogares en Colombia estrecha los lazos entre empleadores y trabajadores, ayudándolos en trámites, facilitando pagos, resolviendo dudas y dejando que la mejor empresa de todas, el hogar, sea un ejemplo de buena administración.

Esto es lo que opinan nuestros clientes y empleados de lo que es Symplifica y como han dejado en manos expertas los recursos humanos de su hogar:


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¿A qué riesgos se expone tu empleada doméstica?

Recordemos que nuestros empleados domésticos o niñeras, se pueden encontrar expuestos a ciertos riesgos laborales como en cualquier otra profesión. De acuerdo con esto y teniendo presente la ley No. 1562 de 2012 es obligatorio afiliar a seguridad social a tus trabajadores domésticos, con el fin de prevenir y cubrir accidentes y enfermedades laborales, que podrán ocasionarse en las actividades que estos realizan diariamente en el hogar ya que podrían ocurrir ciertos imprevistos, tales como quemaduras, cortaduras, caídas, reacciones tóxicas, entre otras lesiones. Recuerda que así como es muy  importante la seguridad y salud en el trabajo, también lo es en el hogar.

¿Te has preguntado, en caso de que un accidente laboral suceda, quién costea los gastos?

Las empresas administradoras de riesgos laborales (ARL) se dedican a reducir, cubrir y prevenir los accidentes de este tipo, si tus empleados están correctamente afiliados al sistema de seguridad social que incluye esta entidad, no tendrías de qué preocuparte. En caso pues de que tus empleados no estén correctamente formalizados y no realices aportes a una administradora de riesgos, podrías recibir multas de hasta 500 SMMLV, sanciones legales previstas en el Código Sustantivo del trabajo y la Ley 100 de 1993, además de tener que cubrir por tu cuenta las prestaciones asistenciales que correspondan y se deriven de un accidente de trabajo, inclusive pagar una pensión de por vida en caso de que tu empleado no pueda volver a trabajar.

La función principal de las ARL es encargarse de la afiliación, pagaduría y administración del sistema de riesgos laborales al que deben estar afiliados los empleados, así como promover la prevención de accidentes de trabajo mediante el impulso de iniciativas de protección, la concientización de los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los empleados en su entorno de trabajo por medio de evaluaciones de riesgo, además de velar por la integridad del trabajador en caso de sufrir accidentes o enfermedades relacionadas con sus labores. La asistencia en salud requerida para cubrir accidentes o enfermedades laborales la presta la EPS a la que se encuentra afiliado tu empleado, pero es pagada por la ARL con excepción de tratamientos de rehabilitación, que son prestados directamente por la administradora de riesgos laborales.

¿Cuánto se debe pagar en ARL por un empleado?

El aporte a riesgos laborales, varía dependiendo del tipo de actividades que se realicen según cada cargo, ya que algunos pueden estar más expuestos que otros (por ejemplo un mensajero que designa su tiempo a conducir todo el día tiene un nivel de riesgo de accidentalidad más alto, por lo tanto la cuota a pagar es mayor). En el caso de empleados de servicio doméstico, el porcentaje a pagar es 0.522% sobre su sueldo base y debe ser cubierto en su totalidad por el empleador, este porcentaje es bajo en término de gastos (3.850 pesos para un empleado que devengue el salario mínimo para el 2017), ya que cuando se trata de accidentes laborales, el costo de la medicina particular puede superar incluso el sueldo de tu trabajador; para empleados domésticos que trabajan por días, se liquida el mismo porcentaje tomando como base 1 SMMLV, sobre 30 días laborados, de acuerdo al decreto 2616 de 2013 que regula las afiliaciones a empleados que trabajan por periodos inferiores a un mes; cabe resaltar que esta prestación es cubierta en su totalidad por el empleador y por lo tanto, éste es autónomo a la hora de elegir en cuál ARL afiliará a sus empleados; Si existe mora en el pago de las mensualidades, la ARL está en la facultad de gestionar el cobro de las mismas al empleador, además de no cubrir las prestaciones si se da un accidente laboral. Si deseas realizar este aporte y sus cálculos de forma sencilla puedes usar Symplifica para gestionar fácilmente a tus empleados. (Conoce más aquí).

¿Qué hacer en caso de que ocurra un accidente laboral?

En el caso de que exista un accidente laboral en tu hogar a uno de tus empleados, deberás comunicarte a la línea de atención de tu ARL dónde te guiarán en el proceso de cómo atenderlo y reportar dicho accidente. En el caso de que dicho accidente genere una urgencia, lleva a la persona accidentada al centro de salud más cercano para ser atendido por urgencias y luego comunícate con tu ARL para conocer los procedimientos a seguir.

¿Tu empleada o niñera ya se encuentra afiliada a una ARL?

No olvides que la afiliación a las administradoras de riesgos laborales, así como a las demás entidades de seguridad social son un requisito legal para todos los empleados que trabajan en el hogar, si no sabes cómo realizar estas afiliaciones o quieres dejar en manos de expertos la gestión de tus empleados conoce Symplifica que hace por ti las afiliaciones y realiza todos los trámites, documentos y cálculos mensuales para llevar la relación laboral de la mejor manera.

 

 


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