¿Qué y cuánto provisionar para pagar a mis empleados del hogar?

Al tomar la decisión de incluir dentro de tus gastos mensuales el pago de una empleada doméstica, adquieres responsabilidades legales que no debes dejar de atender, ya que podrías provocarte sanciones y/o multas de hasta 100 SMLV, por no actuar conforme la ley lo establece.

De acuerdo con el código sustantivo del trabajo, los trabajadores domésticos tienen derecho a recibir prestaciones sociales y es obligación del empleador hacer pago de las mismas, de no ser así, tendrías que cubrir sus gastos en caso de un accidente laboral e incapacidades o, en el peor de los casos, cubrir una pensión vitalicia en caso de incapacidad total del trabajador, adicional a pagar sanciones y retroactivos a las entidades de prestación, junto con intereses de mora de estos.

El cubrimiento adecuado de las prestaciones a tus empleados domésticos se regula mediante la ley 1788 de 2016, tanto el pago de cesantías, intereses sobre cesantías, salud y ARL como vacaciones, dotaciones y prima de servicios.

Recuerda que al realizar aportes debes pagar todos los meses mediante un operador de pago PILA o mediante Symplifica las prestaciones recurrentes las cuales son:

SALUD: Los aportes a salud sol únicamente para empleado tiempo completo. Un empleado por días deberá pertenecer al régimen subsidiado (SISBEN) para estar cubierto. El aporte equivale al 12.5% del valor del salario. El cual corresponde el 8.5% al empleador y el 4% al empleado.

PENSIÓN: El aporte de pensión equivale al 16% sobre el salario del trabajador, de los cuales el 12% es pagado por el empleador y el 4% restante, por el trabajador.

CAJA DE COMPENSACIÓN: Es planteado con el fin de mejorar la calidad de vida de los empleados, equivale al 4% sobre el valor del sueldo del empleado y es asumido por el empleador.

RIESGOS PROFESIONALES: Esta prestación debe pagarse obligatoriamente y, ser cubierta en su totalidad por el empleador. Corresponde en el caso de empleados domésticos, con riesgo I, al 0.522% sobre el salario del mismo. El pago debe hacerse mensualmente. (Conoce más sobre los riesgo a los que se expone tu empleada).

Pero recuerda existen prestaciones que no son recurrentes y tienen fechas específicas de pago.

¿Cuáles son las prestaciones a las cuales debería tener provisiones mensuales para realizar los pagos?

No dejes todo para el final, ya que carios de estos parafiscales pueden ser hasta un salario mensual el cual al no pagarse en fechas oportunas puede traer sanciones. Te recomendamos leer todo este artículo:

PRIMA: Según la ley 1788 de 2016, que busca regular las garantías para estos trabajadores y mejorar su calidad de vida debe ser pagada obligatoriamente a empleados contratados para realizar las labores domésticas. La prima equivale a un salario mensual por cada año trabajado, es decir que si tu trabajador gana el salario mínimo $737.717, debes aprovisionar $61.477 mensuales para cubrir esta prestación. La prima es pagada 2 veces al año: mitad de junio y mitad de diciembre. Conoce más.

CESANTÍAS: esta prestación es cubierta en su totalidad por ti, como empleador. El pago de estas debe hacerse anualmente por ley y el monto corresponde a un salario del trabajador, el pago debe hacerse antes del 15 de febrero en un fondo de cesantías y no entregarlas al empleado. Si liquidamos esta prestación sobre 1SMLV, tendrías que provisionar mensualmente $61.477 para cubrir lo correspondiente a cesantías del año o a los meses laborados.

INTERESES A CESANTÍAS: Según la ley 52 de 1975, los empleadores deben pagar de forma obligatoria intereses a las cesantías, que equivalen al 12% sobre el valor que el trabajador tenga en cesantías hasta final de diciembre del año a liquidar. Usando como base 1SMLV, tendrías que aprovisionar $7.377 mensualmente, con el fin de no acumular el pago completo a fin de año. Esto se pagan como interés por haber retenido durante un año el pago de las cesantías. Este interés se debe entregar junto a el pago de nómina del mes de enero.

DOTACIÓN: La dotación de trabajo debe ser entregada cada 4 meses a empleados que ganan menos de 2SMLV y lleven más de 3 meses trabajando; consta de un par de zapatos y un vestido de labor que deberán ser usados por su empleado mientras realice las labores para las cuales le contrató. Esta dotación no tiene un precio establecido por ley y no puede ser entregada en dinero. Te recomendamos hacer la compra de estos artículos acorde a las labores de tu empleado. Conoce más sobre las dotaciones.

VACACIONES: Una vez tus trabajadores cumplan 1 año trabajando, es tu obligación, darle 15 días de vacaciones y pagarle estos días o los correspondientes, de acuerdo con su jornada laboral. En el caso de no tener un horario definido, las vacaciones se liquidarán con el promedio de días trabajados del año inmediatamente anterior; la fórmula para calcularlas es Salario base X número de días trabajados/ 720.

Aquí encontraras un resumen de los valores a pagar por estas prestaciones:

Tabla de provisiones basada en un salario mínimo de 2017

Prestación Valor a pagar Provisión mensual Fecha de pago
Prima $737.717 $61.477 Junio y Diciembre
Cesantías $737.717 $61.477 Febrero
Intereses sobre Cesantías $88.526 $7.377 Enero
Dotación No hay valor específico No hay valor específico abril, agosto, diciembre
Vacaciones Contempladas en el salario Contempladas en el salario Junto al salario en el mes disfrutado

Si quieres evitar trámites y cumplir con las prestaciones de ley a tus empleados, contáctanos, Symplifica te ayudará a gestionar y administrar adecuadamente tus obligaciones.


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Septiembre 11, 2017

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¿Qué opinan nuestros clientes de Symplifica?

Nuestra APP se ha preocupado desde el principio por facilitar la vida de los empleadores del hogar mientras ayudamos a empleados domésticos a estar más cerca de los beneficios de seguridad social.

Symplifica, siendo la mano derecha de los hogares en Colombia estrecha los lazos entre empleadores y trabajadores, ayudándolos en trámites, facilitando pagos, resolviendo dudas y dejando que la mejor empresa de todas, el hogar, sea un ejemplo de buena administración.

Esto es lo que opinan nuestros clientes y empleados de lo que es Symplifica y como han dejado en manos expertas los recursos humanos de su hogar:


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¿A qué riesgos se expone tu empleada doméstica?

Recordemos que nuestros empleados domésticos o niñeras, se pueden encontrar expuestos a ciertos riesgos laborales como en cualquier otra profesión. De acuerdo con esto y teniendo presente la ley No. 1562 de 2012 es obligatorio afiliar a seguridad social a tus trabajadores domésticos, con el fin de prevenir y cubrir accidentes y enfermedades laborales, que podrán ocasionarse en las actividades que estos realizan diariamente en el hogar ya que podrían ocurrir ciertos imprevistos, tales como quemaduras, cortaduras, caídas, reacciones tóxicas, entre otras lesiones. Recuerda que así como es muy  importante la seguridad y salud en el trabajo, también lo es en el hogar.

¿Te has preguntado, en caso de que un accidente laboral suceda, quién costea los gastos?

Las empresas administradoras de riesgos laborales (ARL) se dedican a reducir, cubrir y prevenir los accidentes de este tipo, si tus empleados están correctamente afiliados al sistema de seguridad social que incluye esta entidad, no tendrías de qué preocuparte. En caso pues de que tus empleados no estén correctamente formalizados y no realices aportes a una administradora de riesgos, podrías recibir multas de hasta 500 SMMLV, sanciones legales previstas en el Código Sustantivo del trabajo y la Ley 100 de 1993, además de tener que cubrir por tu cuenta las prestaciones asistenciales que correspondan y se deriven de un accidente de trabajo, inclusive pagar una pensión de por vida en caso de que tu empleado no pueda volver a trabajar.

La función principal de las ARL es encargarse de la afiliación, pagaduría y administración del sistema de riesgos laborales al que deben estar afiliados los empleados, así como promover la prevención de accidentes de trabajo mediante el impulso de iniciativas de protección, la concientización de los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los empleados en su entorno de trabajo por medio de evaluaciones de riesgo, además de velar por la integridad del trabajador en caso de sufrir accidentes o enfermedades relacionadas con sus labores. La asistencia en salud requerida para cubrir accidentes o enfermedades laborales la presta la EPS a la que se encuentra afiliado tu empleado, pero es pagada por la ARL con excepción de tratamientos de rehabilitación, que son prestados directamente por la administradora de riesgos laborales.

¿Cuánto se debe pagar en ARL por un empleado?

El aporte a riesgos laborales, varía dependiendo del tipo de actividades que se realicen según cada cargo, ya que algunos pueden estar más expuestos que otros (por ejemplo un mensajero que designa su tiempo a conducir todo el día tiene un nivel de riesgo de accidentalidad más alto, por lo tanto la cuota a pagar es mayor). En el caso de empleados de servicio doméstico, el porcentaje a pagar es 0.522% sobre su sueldo base y debe ser cubierto en su totalidad por el empleador, este porcentaje es bajo en término de gastos (3.850 pesos para un empleado que devengue el salario mínimo para el 2017), ya que cuando se trata de accidentes laborales, el costo de la medicina particular puede superar incluso el sueldo de tu trabajador; para empleados domésticos que trabajan por días, se liquida el mismo porcentaje tomando como base 1 SMMLV, sobre 30 días laborados, de acuerdo al decreto 2616 de 2013 que regula las afiliaciones a empleados que trabajan por periodos inferiores a un mes; cabe resaltar que esta prestación es cubierta en su totalidad por el empleador y por lo tanto, éste es autónomo a la hora de elegir en cuál ARL afiliará a sus empleados; Si existe mora en el pago de las mensualidades, la ARL está en la facultad de gestionar el cobro de las mismas al empleador, además de no cubrir las prestaciones si se da un accidente laboral. Si deseas realizar este aporte y sus cálculos de forma sencilla puedes usar Symplifica para gestionar fácilmente a tus empleados. (Conoce más aquí).

¿Qué hacer en caso de que ocurra un accidente laboral?

En el caso de que exista un accidente laboral en tu hogar a uno de tus empleados, deberás comunicarte a la línea de atención de tu ARL dónde te guiarán en el proceso de cómo atenderlo y reportar dicho accidente. En el caso de que dicho accidente genere una urgencia, lleva a la persona accidentada al centro de salud más cercano para ser atendido por urgencias y luego comunícate con tu ARL para conocer los procedimientos a seguir.

¿Tu empleada o niñera ya se encuentra afiliada a una ARL?

No olvides que la afiliación a las administradoras de riesgos laborales, así como a las demás entidades de seguridad social son un requisito legal para todos los empleados que trabajan en el hogar, si no sabes cómo realizar estas afiliaciones o quieres dejar en manos de expertos la gestión de tus empleados conoce Symplifica que hace por ti las afiliaciones y realiza todos los trámites, documentos y cálculos mensuales para llevar la relación laboral de la mejor manera.

 

 


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Agosto 8, 2017

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Dotaciones: ¿Qué son y cómo las pago?

Las dotaciones son una prestación de ley que garantiza la entrega, por parte del empleador, de vestimenta apropiada y acorde al medio laboral, en que se desempeñan los trabajadores, con el fin de que facilitar sus actividades.

De acuerdo al artículo 230 del código sustantivo del trabajo la dotación debe ser entregada a empleados que han estado a su servicio por un periodo igual o mayor a 3 meses y no devengan más de dos salarios mínimos (SMMLV), en el caso de trabajadores que ganan montos superiores es voluntaria por parte del empleador la entrega de ésta; cabe resaltar que la ley también cobija a choferes, empleadas domésticas, niñeras e incluso a empleados de finca. Conoce más en Symplifica

¿Cuándo se debe entregar la dotación y de qué consta?

Esta prestación deberá entregarse tres veces al año: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. Acuerdo a esto, si tu empleado ingresó en Junio de 2017, no es reglamentario recibir dotación en agosto, pues aún no lleva tres meses laborados, sin embargo es decisión tuya como empleador si deseas entregarlo. Te recomendamos entregar junto a la dotación un comprobante de recibido para que sea firmado por tu empleado. (podrás encontrar un formato al final de este artículo).

La entrega de la dotación consta de un vestido de labor y un par de zapatos del que serán entregados cada cuatro meses, es decir tres juegos al año. Esta prestación de ley no está contemplada como salario, ni se le sumará a este en ninguna instancia, tampoco existe alguna ley que indique un precio determinado para las dotaciones, ya que varía de acuerdo a la labor desempeñada por el empleado.

¿Cómo entrego la dotación a mis empleados?

Puede suministrar la dotación de dos formas, ya sea en físico o mediante bonos de dotación por determinada suma, que correspondan al costo de un vestido y un par de zapatos apropiados para desempeñar la tarea para la cual contrataste a tu empleado, recuerda que la ley no establece un monto fijo para la dotación. El dinero en efectivo como soporte de entrega no está permitido de acuerdo al artículo 234 del código sustantivo de trabajo. Para esta prestación, es recomendable entregar el vestuario según tu criterio como contratante, para garantizar que desempeñen sus tareas apropiadamente (existen comercios dedicados a fabricar y comercializar todo tipo de dotaciones).

¿Es obligatorio el uso de la dotación por parte del empleado?

Una vez recibida la dotación por parte de tu empleado esta pasa a ser de su propiedad, por lo tanto, es su responsabilidad, además de convertirse en un implemento de trabajo. La entrega de una dotación a tus empleados implica que esta sea usada obligatoriamente durante la jornada laboral, únicamente para realizar las labores contratadas, la utilización inadecuada o el no uso de los elementos suministrados implica que tú quedes eximido de entregarle una nueva dotación en el siguiente periodo. Como empleador deberás, comunicárselo a tu empleado con el fin de marcar precedentes. Recuerda que tu empleado también puede alegar el no uso de las prensas si esta no le es útil para realizar sus labores, afecta su salud, integridad y/o dignidad. Una vez terminado el contrato laboral, la dotación no debe ser devuelta.

La dotación y los implementos de seguridad son diferentes, estos últimos son elementos adicionales, necesarios para desempeñar actividades riesgosas, (guantes, gafas, cascos, botas, entre otros implementos de protección) estos deben ser entregados sin importar el salario que devenguen los trabajadores y ser cambiados con una periodicidad diferente, la entrega de estos se hace cada vez que sea necesario.

¿Cómo declaro la entrega de esta dotación?

Para un mejor control de tu gestión como empleador, te recomendamos hacerle firmar a tu empleado un comprobante de dotación, el cual consta la entrega en buen estado de las piezas o el bono para compra de esta. Es indispensable aclarar que si se entrega mediante un bono será exclusivo para la compra de dotación. Da clic en el botón a continuación y descarga un comprobante de forma gratuita.

Descargar formato de dotación

Recuerda que, si no quieres olvidar fechas importantes en tu gestión o realizar fácilmente trámites de afiliación, contratación, reporte de novedades o pagos de seguridad social, Symplifica te ayuda a gestionar todos los detalles desde su APP. Prueba Symplifica gratis y olvídate de dolores de cabeza.


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Julio 31, 2017

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¿Por qué mi empleada debe estar afiliada a una caja de compensación?

Afiliar a los empleados a caja de compensación no sólo es un requisito legal, es un beneficio que todo empleado debe recibir; ya que aporta un bienestar para él y sus familias en diferentes ámbitos como, recreación, cultura y desarrollo personal y profesional.

Las cajas de compensación familiar son instituciones sin ánimo de lucro, creadas con el fin de mejorar la calidad de vida de los trabajadores y sus familias. Por medio de una serie de ofertas que contribuyen bienes en diferentes entornos de la cotidianidad, en el caso de empleadas domésticas aplica tanto para quienes trabajan por turnos, como para quienes lo hacen por días o tiempo completo.

Con un aporte del 4% sobre su salario base, los trabajadores tienen derecho a beneficios que van más allá del ámbito recreacional, ya que ofrecen servicios complementarios que otorgan bienestar a los afiliados, de manera que puedan mejorar su vida en temas de salud, compra de víveres y medicina con descuentos especiales, educación, cultura, créditos y subsidios que contribuyen al mejoramiento de su calidad de vida.

¿Cuáles son los subsidios monetarios a los que tienen derecho los afiliados y a los cuales puede acceder tu empleado doméstico?

subsidio familiar

Subsidio familiar: con el fin de alivianar cargas económicas, se entrega este subsidio a trabajadores de medianos y limitados recursos en proporción a las personas que están a su cargo y afiliadas a la caja de compensación, entre estos están: hijos menores de 18 años, hermanos menores de 18 años huérfanos y/o padres mayores de 60 años que dependan del empleado.

susbsidio vivienda

Subsidio de vivienda: Es una suma de dinero que entrega la caja de compensación, por única vez al empleado en complemento con su aporte (ahorro), con el fin de facilitar la compra, remodelación o construcción de vivienda de interés social.

subsidio educativo

Subsidio educativo: Este subsidio es otorgado a los trabajadores con hijos, no mayores de 25 años, se encuentren estudiando primaria, secundaria o pregrado. A este pueden acceder los empleados cuyo ingreso mensual está entre 1 y 4 salarios mínimos.

subsidio monetario

Subsidio monetario: Se refiere a un aporte al que puede aplicar tu empleada por cada persona a cargo, existen 4 tipos de subsidio monetario:

  • Subsidio ordinario: Aporte que se entrega por cada miembro a cargo del trabajador.
  • Subsidio especial: Este aporte se refiere a una cuota doble por hermanos huérfanos de padre y madre, hermanos o padres discapacitados o con limitación física.
  • Subsidio extraordinario: Este es entregado en caso de fallecimiento de alguna de las personas a cargo del trabajador en el mes siguiente al deceso.
  • Subsidio simultáneo: si los 2 padres se encuentran laborando y afiliados a caja de compensación, pueden recibir subsidio por los mismos hijos, siempre y cuando los ingresos familiares no sean superiores a 4 salarios mínimos.
 subsidio desempleo

Subsidio de desempleo: Este se entrega a personas desempleadas que hayan cotizado por un periodo de tres años, de manera continua o intermitente. Para solicitar el subsidio es necesario ser cabeza de hogar, estar desempleado y encontrarse desafiliado en el momento de solicitar el subsidio.

Con la aprobación del decreto 721 expedido el 15 de abril de 2013, se empezó a regular la afiliación de los trabajadores de servicio doméstico al sistema de compensación familiar; los empleados domésticos deben ser afiliados por las personas naturales o familias para quienes laboran. De acuerdo a esto y teniendo en cuenta que se regulan las condiciones de trabajo de los empleados domésticos mediante la ley, es claro que hay un gran acercamiento al reconocimiento del oficio y a la disposición de condiciones decentes y equitativas de trabajo.

Encuentra aquí los documentos necesarios para afiliar beneficiarios.

Si estás buscando una solución para brindar estos beneficios a los empleados que trabajen en tu hogar o finca, al igual que realizar las afiliaciones al sistema de seguridad social y manejar el día a día de tus empleados Symplifica  es la solución perfecta, ya que desde esta App se puede manejar todos los detalles de tus empleados con pocos clics.


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Julio 18, 2017

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