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Errores al pagar la seguridad social
May 16, 2024
En el mundo empresarial, la gestión de la nómina es un aspecto crucial que no puede ser descuidado. Sin embargo, existen mitos comunes que pueden llevar a prácticas erróneas, como la creencia de que incluir a un empleado en la planilla, pero no afiliarlo es aceptable. En este artículo, desmentiremos esta idea y destacaremos los riesgos asociados con no afiliar a la seguridad social a los empleados desde el principio.
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Mito: Si incluyo a mi nuevo trabajador en la planilla y pago los aportes, no es necesario hacer ningún proceso ante las entidades.
Muchos empresarios caen en la trampa de pensar que al incluir a un empleado en la planilla de la empresa ya están cumpliendo con todas las obligaciones legales. Sin embargo, olvidan que siempre se debe hacer el proceso de afiliación a seguridad social y así evitar consecuencias graves tanto para el empleador como para el empleado.
¿Cuál es la diferencia entre la planilla y la afiliación a la seguridad social?
Es importante entender la diferencia entre estos dos conceptos fundamentales en la gestión de recursos humanos:
- Planilla: La planilla es el registro que contiene la información sobre los aportes parafiscales y de seguridad social que la empresa debe pagar por cada uno de sus empleados mes a mes. Esta información es reportada periódicamente a las entidades encargadas de recaudar estos aportes, como la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y las Entidades Promotoras de Salud (EPS).
- Afiliación a la seguridad social: La afiliación a la seguridad social implica inscribir al empleado en el sistema de seguridad social del país correspondiente. Esto garantiza que el empleado esté cubierto por los beneficios de salud, pensiones y otras prestaciones sociales proporcionadas por el Estado o entidades privadas autorizadas.
Como vez son cosas totalmente diferentes y complementarias, por lo que es necesario que siempre que tengas un empleado nuevo garantices que se realice el proceso de afiliación a seguridad socia y una vez el empleado este activo iniciar con el pago. Ten en cuenta que pagar los aportes sin la debida afiliación deja sin cobertura a tus trabajadores y te puede traer varios riesgos como empleador.
Los riesgos de no afiliar a tus empleados:
- Falta de cobertura: Si un empleado no está afiliado, no está cubierto por la seguridad social. Esto significa que en caso de enfermedad, accidente o cualquier eventualidad, el empleado no tendrá acceso a servicios médicos o prestaciones económicas. Y esto puede traerte inconvenientes para tu bolsillo, ya que si un trabajador llega a tener un accidente, no está afiliado, deberás pagar todos los gastos para su recuperación, tratamientos o indemnización en caso de que haya lugar.
- Sanciones legales: No afiliar a los, trabajadores puede acarrear sanciones legales y multas significativas para la empresa. Las autoridades fiscales y de seguridad social suelen imponer al empleador multas sucesivas mensuales de hasta quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, lo que puede afectar negativamente las finanzas de tu negocio.
- Responsabilidad de la empresa: Si un trabajador sufre un accidente o una enfermedad relacionada con el trabajo y no está afiliado, la empresa podría ser considerado responsable. Esto puede resultar en demandas legales y compensaciones financieras que afecten seriamente la estabilidad económica de la empresa.
En resumen, afiliar a los empleados desde el primer día es fundamental para garantizar su bienestar y cumplir con las obligaciones legales como empleador. Ignorar este proceso puede tener consecuencias graves, tanto para los empleados como para la empresa. Por lo tanto, es esencial que los empresarios comprendan la importancia de la afiliación y cumplan con este requisito legal sin excepciones. En Symplifica.biz, entendemos la complejidad de la gestión de nóminas y estamos aquí para ayudarte a simplificar este proceso. Regístrate en Symplifica.biz y podrás utilizar productos que se pagan solo por el Uso, incluso puedes usar un paquete más completo que incluye dos empleados GRATIS y por cada empleado adicional solo cobramos $8.900.
Contratar una empleada doméstica es una decisión importante que puede influir significativamente en la dinámica de tu hogar y en tu presupuesto. Dependiendo de tus necesidades y circunstancias, puedes optar por contratar a una empleada por días, a tiempo completo o interna. Cada modalidad tiene sus propias características y ventajas. En este blog, exploraremos las diferencias entre estas opciones y cómo la App de Symplifica puede ayudarte a gestionar tu personal doméstico de manera eficiente.
En el mundo de los negocios, uno de los aspectos más críticos para mantener una operación saludable es el cumplimiento de las obligaciones laborales. Entender cómo pagar las primas, cesantías y otras prestaciones obligatorias no solo asegura que tu empresa se mantenga dentro del marco legal, sino que también promueve un entorno laboral motivador. En este blog, te ofrecemos una guía completa sobre cómo manejar estas prestaciones de manera eficiente con Symplifica.biz. ¿Qué son las prestaciones obligatorias? Las prestaciones obligatorias son beneficios que los empleadores están legalmente obligados a pagar a sus trabajadores. En Colombia, estos incluyen: Prima de Servicios: Se paga dos veces al año y corresponde a la mitad del total del salario que gana el empleado en el mes. Cesantías: Equivalen a un mes de salario por cada año trabajado y se deben pagar a más tardar el 14 de febrero. Intereses sobre Cesantías: Corresponde al 12% de las cesantías acumuladas y se paga a más tardar él 31 de enero del año siguiente. Vacaciones: Los empleados tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año laborado. Dotación: Se entrega a los trabajadores que ganen menos de 2 salarios mínimos y lleven más de 3 meses trabajando en tu negocio. Esta dotación se otorga en los meses de abril, agosto y diciembre. Y consta de vestido y zapatos. Aportes a la Seguridad Social: Incluyen salud, pensión y riesgos laborales, caja de compensación y deben ser pagados mensualmente. Es de tu interés: ¿Qué debes tener en cuenta antes de afiliar a seguridad social a tu empleada doméstica? ¿Cómo calcular estas prestaciones? 1. Prima de Servicios: Cálculo: (Salario base X los días laborados) y este resultado se divide en 360. Ejemplo: Si un empleado entro a trabajar contigo el 1 de abril y vas a pagar la prima el 30 de junio, lleva trabajando 90 días y gana $1,500,000 al mes, la prima de servicios será de $375.000.
Como empleador doméstico, enfrentarse a sospechas de mala conducta o robo puede ser una experiencia desafiante y estresante. La forma en que maneje estas situaciones no solo afecta el ambiente en tu hogar, sino que también podría afectar tu economía si no realizas un debido proceso. En este blog, encontrarás una guía fácil y sencilla sobre cómo realizar el proceso de descargos y cómo Symplifica puede apoyarle en estos casos críticos. 1. Documenta todas las evidencias El primer paso para tratar cualquier sospecha de comportamientos indebidos o robo es reunir toda la evidencia posible. Esto puede incluir registros de horarios, informes de incidentes, y cualquier prueba física que pueda tener. Documentar todo detalladamente es crucial para mantener la claridad y la precisión durante el proceso de investigación. 2. Comunícate con la empleada Antes de tomar decisiones drásticas, es fundamental que te comunique con la empleada doméstica. Organiza una reunión en un entorno privado y coméntale tus preocupaciones de manera clara y respetuosa. Asegurándote de darle la oportunidad de responder a las acusaciones y proporcionar su versión de los hechos. Esto forma parte del debido proceso y te ayuda a obtener una visión completa de la situación. Te puede interesar: ¿Puedo Vigilar a la Empleada Doméstica de mi Hogar? 3. Realiza una investigación interna Si la conversación inicial no resuelve el problema, es posible que necesites realizar una investigación más formal. Esto puede implicar entrevistar a otros empleados, revisar grabaciones de seguridad (si las tienes), y examinar el entorno de trabajo. Mantén un registro de todas las acciones tomadas durante esta fase para garantizar la transparencia del proceso. 4. Sigue el proceso de descargos Primero ten claro que el proceso de descargos es una citación en la cual un trabajador, en situación de presunta falta o incumplimiento laboral, tiene la oportunidad de presentar su versión de los hechos ante su empleador. De acuerdo con la legislación laboral, es esencial seguir un proceso de descargos adecuado. Esto implica notificar a la empleada sobre las acusaciones formales y brindarle la oportunidad de presentar su defensa. Debes proporcionar un tiempo razonable para que responda y presentar toda la evidencia recopilada de manera objetiva. Si quieres hacer este proceso mucho más fácil puedes contratar nuestro servicio de Procesos disciplinario-Acta de Descargos donde te ayudamos a gestionar y redactar de forma adecuada las actas de descargos a tus trabajadores. 5. Considera la asesoría legal Si tienes dudas sobre cómo proceder legalmente, considera la asesoría de un abogado laboral. En Symplifica, ofrecemos servicios de asesoría legal para ayudarle a manejar estos procesos con la mayor eficacia posible. Nuestros expertos pueden proporcionarle orientación sobre los pasos legales adecuados y asegurar de que realices el proceso correcto para que después no tengas que pasar por una demanda. 6. Toma decisiones informadas Una vez que haya completado el proceso de descargos y revisado toda la evidencia, toma decisiones informadas basadas en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo que te indica las justas causas de un despido. Si decides continuar con una acción disciplinaria o el despido, asegúrete de seguir todos los procedimientos legales y documentar todo adecuadamente para evitar posibles multas o demandas que te afectaran a ti y a tu familia. Es muy importante tomar medidas preventivas. Contar con sistemas de seguridad avanzados, como los que ofrece Prosegur, es clave para proteger tu hogar. Estos sistemas incluyen alarmas conectadas a una Central Receptora de Alarmas (CRA), cámaras de vigilancia y sensores, todo monitoreado las 24 horas para notificar a las autoridades en caso de incidentes. Además, te contamos que en Symplifica hemos creado una alianza con Prosegur: si adquieres uno de sus sistemas de seguridad a través de nosotros, recibirás un año de Symplifica Prime sin costo. Con Symplifica Prime podrás disfrutar de afiliaciones ilimitadas para trabajadoras del hogar, asesorías legales gratuitas, formación para empleadas, descuentos en exámenes médicos de ingreso, y ahorro en tu fee mensual si tienes varios empleados. ¡Protege tu hogar y aprovecha estos beneficios exclusivos! ¿Cómo puede Symplifica ayudarte? En Symplifica, entendemos que enfrentar problemas de mala conducta o robo puede ser abrumador. Por eso, ofrecemos un servicio integral que no solo se enfoca en la afiliación de los empleados domésticos a la seguridad social, sino también en la gestión de nómina y la asesoría legal necesaria para manejar situaciones complicadas. Con nuestra aplicación, puedes gestionar la nómina de manera eficiente y obtener apoyo legal cuando lo necesites. Si deseas una asesoría gratis, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos aquí para facilitarte la vida y brindarte la tranquilidad que necesitas en tu hogar.
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Contratar una empleada doméstica es una decisión importante que puede influir significativamente en la dinámica de tu hogar y en tu presupuesto. Dependiendo de tus necesidades y circunstancias, puedes optar por contratar a una empleada por días, a tiempo completo o interna. Cada modalidad tiene sus propias características y ventajas. En este blog, exploraremos las diferencias entre estas opciones y cómo la App de Symplifica puede ayudarte a gestionar tu personal doméstico de manera eficiente.
En el mundo de los negocios, uno de los aspectos más críticos para mantener una operación saludable es el cumplimiento de las obligaciones laborales. Entender cómo pagar las primas, cesantías y otras prestaciones obligatorias no solo asegura que tu empresa se mantenga dentro del marco legal, sino que también promueve un entorno laboral motivador. En este blog, te ofrecemos una guía completa sobre cómo manejar estas prestaciones de manera eficiente con Symplifica.biz. ¿Qué son las prestaciones obligatorias? Las prestaciones obligatorias son beneficios que los empleadores están legalmente obligados a pagar a sus trabajadores. En Colombia, estos incluyen: Prima de Servicios: Se paga dos veces al año y corresponde a la mitad del total del salario que gana el empleado en el mes. Cesantías: Equivalen a un mes de salario por cada año trabajado y se deben pagar a más tardar el 14 de febrero. Intereses sobre Cesantías: Corresponde al 12% de las cesantías acumuladas y se paga a más tardar él 31 de enero del año siguiente. Vacaciones: Los empleados tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año laborado. Dotación: Se entrega a los trabajadores que ganen menos de 2 salarios mínimos y lleven más de 3 meses trabajando en tu negocio. Esta dotación se otorga en los meses de abril, agosto y diciembre. Y consta de vestido y zapatos. Aportes a la Seguridad Social: Incluyen salud, pensión y riesgos laborales, caja de compensación y deben ser pagados mensualmente. Es de tu interés: ¿Qué debes tener en cuenta antes de afiliar a seguridad social a tu empleada doméstica? ¿Cómo calcular estas prestaciones? 1. Prima de Servicios: Cálculo: (Salario base X los días laborados) y este resultado se divide en 360. Ejemplo: Si un empleado entro a trabajar contigo el 1 de abril y vas a pagar la prima el 30 de junio, lleva trabajando 90 días y gana $1,500,000 al mes, la prima de servicios será de $375.000.
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