¿Cómo funciona la nómina electrónica? Es obligatorio reportarla como empresa
En el mundo empresarial, la administración de la nómina y los trámites asociados al recurso humano pueden convertirse en un dolor de cabeza para cualquier emprendedor o empresario, sobre todo, cuando se trata de afiliar los empleados a seguridad social y no se cuenta con un departamento de recursos humanos que se encargue de esto. Adicional a la seguridad social de los empleados, se suman responsabilidades como los cálculos precisos, la gestión, novedades, liquidación de seguridad social, nómina y muchas más cosas que puede desviar el enfoque de lo verdaderamente importante: hacer crecer el negocio. Para solucionar esto, nace Symplifica.biz. Como emprendedores entendemos estas dificultades, por eso, desarrollamos una plataforma integral que simplifica y optimiza todos estos procesos, liberando tiempo y recursos para que las empresas se concentren en lo esencial: su crecimiento y éxito.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es una versión digital de la nómina tradicional impresa en papel. Consiste en la generación, emisión, entrega y almacenamiento de los comprobantes de pago de los trabajadores de forma electrónica, utilizando medios digitales y sistemas especializados.
¿Cómo es él funcionamiento de la nómina electrónica?
El proceso de la nómina electrónica implica varias etapas:
- Generación de la nómina: Se elabora la nómina con los datos de los trabajadores, incluyendo sus salarios, deducciones, bonificaciones, etc.
- Emisión de los comprobantes de pago: Se generan los comprobantes de pago electrónicos para cada empleado, los cuales contienen la información detallada de su remuneración.
- Entrega a los trabajadores: Los comprobantes de pago electrónicos son entregados a los empleados de manera electrónica, ya sea por correo electrónico o a través de plataformas internas del negocio o emprendimiento.
- Almacenamiento seguro: Los documentos electrónicos son almacenados de manera segura y accesible, cumpliendo con las regulaciones establecidas por las autoridades fiscales y laborales.
¿Estoy obligado a emitir nómina electrónica si tengo trabajadores?
Cualquier persona natural o jurídica que realice contratos de trabajo y liquide nómina para sus trabajadores, está obligado a implementar esta nómina electrónica.
¿Existen multas por no generar nómina electrónica?
Claro que si, según el artículo 651 del estatuto tributario, las personas y negocios obligadas a suministrar información tributaria que no la suministren dentro del plazo establecido o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en la siguiente sanción:
Una multa que no supere siete mil quinientas (7.500) UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:
a) El uno por ciento (1%) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida;
b) El cero coma siete por ciento (0,7%) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea;
c) El cero coma cinco por ciento (0,5%) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea;
d) Cuando no sea posible establecer la base para tasar la sanción, será de cero comas cinco (0,5) UVT por cada dato no suministrado o incorrecto, la cual no podrá exceder siete mil quinientas (7.500) UVT.
¿Cómo incluir la nómina electrónica en la declaración de renta?
Para incluir la nómina electrónica en la declaración de renta, es necesario seguir los procedimientos establecidos por las autoridades fiscales. Esto puede implicar la presentación de informes o declaraciones adicionales que incluyan la información de la nómina electrónica de los empleados. Es recomendable contar con la asesoría de un profesional contable o fiscal para asegurar el cumplimiento adecuado de estas obligaciones.
En resumen, la nómina electrónica es una herramienta eficiente y moderna para la gestión de la remuneración de los trabajadores. Sin embargo, es importante comprender las obligaciones legales asociadas y cumplir con las regulaciones establecidas por las autoridades pertinentes para evitar sanciones y asegurar una gestión adecuada de la nómina electrónica.
Sabemos que esto puede ser complicado, por eso si tienes un negocio, emprendimiento o empresa puedes registrarte en Symplifica.biz podrás llevar este proceso de una forma más fácil y dejarlo listo para hacer entrega a la Dian. Además de dejar todo esto en nuestras manos y tú, te dedicas tranquilo a tu negocio.
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