Guía práctica para afiliar a los empleados de tu negocio a la seguridad social en Colombia

13 de junio de 2024

Cuando tienes un emprendimiento, bien sea unipersonal, pyme o independientemente del tamaño, cumplir con los requisitos legales es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio. Una de las responsabilidades más importantes que tienen los empleadores en Colombia es garantizar la afiliación de sus trabajadores a la seguridad social. Sabemos que este proceso puede parecer abrumador al principio, pero con nuestra adecuada orientación y el conocimiento de los procedimientos correctos, puede ser manejado de manera eficiente, fácil y sobre todo sin problemas. En este tutorial, te guiaremos a través de los pasos necesarios para cumplir con este requisito legal crucial.

1. Conoce los requisitos legales

Antes de comenzar el proceso de afiliación a la seguridad social Colombia, es fundamental comprender los requisitos legales establecidos por las autoridades colombianas. Estos requisitos varían según el tipo de empresa y el tipo de contrato laboral, pero algunos aspectos generales incluyen:

Registro ante la administradora de fondos de pensiones (AFP)
Afiliación a la entidad promotora de salud (EPS)
Pago a la administradora de riesgos laborales (ARL)
Afiliación a la caja de compensación (CCF)

Cumplimiento con todas las normativas establecidas por el Ministerio de Trabajo.

2. Reúne la documentación necesaria

Para proceder con la afiliación, deberás recopilar ciertos documentos y formularios. Estos pueden incluir:

Copia de la cédula de identidad del empleado.
Copia del contrato de trabajo.

3. Inicia el procedimiento de afiliación

Una vez que tengas toda la documentación necesaria, puedes proceder con la afiliación a la seguridad social. Este proceso generalmente implica los siguientes pasos:

Completar los formularios de afiliación proporcionados por las 4 entidades pertinentes, incluyendo información sobre el trabajador y el empleador.
Presentar la documentación completa ante las entidades correspondientes, ya sea de forma presencial o a través de plataformas en línea.

4. Cumple con los plazos establecidos

Es importante cumplir con los requisitos legales y los plazos afiliación establecidos para evitar posibles sanciones. Asegúrate de realizar la afiliación dentro de los plazos especificados para cada tipo de trabajador.

5. Conoce tus obligaciones como empleador

Además de la afiliación a la seguridad social, como empleador también tienes otras obligaciones legales, como garantizar un ambiente laboral seguro, pagar los salarios de manera oportuna y respetar los derechos laborales de tus empleados.

6. Reconoce los derechos de tus trabajadores

Los trabajadores en Colombia tienen derechos fundamentales que deben ser respetados por los empleadores. Estos derechos incluyen afiliación a la seguridad social, pago de prestaciones sociales, la protección contra la discriminación y el derecho a condiciones laborales justas y seguras.

Si en tu empresa no cuentan con personal de Recursos humanos que se encargue de estas gestiones o sencillamente prefieres enfocar tus energías y tiempo en lo que es realmente vital para tu negocio, puedes crear una cuenta GRATIS en Symplifica.biz y dejar esta gestión en manos de los expertos. Haremos por ti las afiliaciones a seguridad social de tus empleados y los pagos los haces mes a mes con un clic.

En resumen, la afiliación a la seguridad social en Colombia es un paso crucial que los empleadores deben cumplir para garantizar el bienestar de sus trabajadores y cumplir con los requisitos legales. Sin importar si estos trámites los hace directamente, asegúrate de cumplirlos con los derechos de tus empleados, si necesitas ayuda para facilitar esta gestión, considera utilizar Symplifica.biz. Con nosotros, puedes simplificar todos los procesos relacionados con la afiliación, manejo de nómina, recursos humanos y concentrarte en lo más importante: hacer crecer tu negocio.

Recuerda, una gestión adecuada de recursos humanos no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también contribuye al éxito a largo plazo de tu empresa.

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Guía para calcular la prima de fin de año de tus empleados sin errores

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Diciembre no solo trae celebraciones, sino también obligaciones laborales importantes. Entre ellas, el pago de la prima de servicios , un derecho de todos los empleados en Colombia. Si tienes un negocio, emprendimiento o pyme, saber cómo calcular correctamente la prima es crucial para evitar errores y cumplir con la ley. En Symplifica.biz , entendemos que gestionar estas responsabilidades puede ser desafiante. Por eso, hemos preparado esta guía sencilla y práctica para que calcules la prima de tus empleados sin complicaciones. ¡Empecemos! ¿Qué es la prima de servicios y quiénes tienen derecho a ella? La prima de servicios es una prestación social que equivale a un mes de salario por cada año trabajado . Su objetivo es reconocer el esfuerzo de los empleados y compartir con ellos las utilidades generadas por el negocio. Según el Código Sustantivo del Trabajo , todos los empleados que estén vinculados a tu empresa mediante contrato de trabajo tienen derecho a recibir esta prima, sin importar si su contrato es a término fijo, indefinido o por obra o labor. ¿Cuándo se paga la prima de servicios? La prima se paga en dos partes: Primera mitad: A más tardar, el 30 de junio . Segunda mitad: Antes del 20 de diciembre . Si tu empleado no ha trabajado durante todo el año, no te preocupes, más adelante te explicamos cómo calcular la prima proporcional. Te puede interesar: ¿Puedo contratar un empleado por horas? Cálculo de la prima de servicios: paso a paso Calcular la prima no es tan complicado como parece. Aquí tienes un paso a paso que te ayudará: Define el salario base: Toma el salario mensual que el empleado ha recibido. Incluye el auxilio de transporte si su salario es igual o inferior a dos salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Determina el tiempo trabajado: Calcula el número de días que el empleado ha trabajado durante el semestre o el periodo correspondiente. Aplica la fórmula: La fórmula básica para calcular la prima es: (Salario mensual x Días trabajados) ÷ 360 Ejemplo: Si un empleado gana $1.200.000 y ha trabajado 180 días, el cálculo sería: ($1.200.000 x 180) ÷ 360 = $600.000 Esto significa que el empleado debe recibir $600.000 como prima de servicios.

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Final de año llega con muchas cosas: celebraciones, reuniones familiares, regalos… ¡y también responsabilidades laborales! Si tienes una niñera, empleada doméstica o cuidador de adulto mayor contratado, es importante que conozcas lo que debes pagarle y las obligaciones que vienen con esta temporada. Tranquilo, no te preocupes si todo esto parece complicado. Aquí te explicamos, de manera clara y sencilla, qué debes hacer para cumplir con la ley y evitar problemas. 1. La prima de servicios Primero lo primero: la prima de servicios. Esta es una prestación que debes pagarle a tu empleado antes del 20 de diciembre . Representa un mes de salario por cada año trabajado, y si no han trabajado el año completo, se calcula proporcionalmente. La fórmula para calcularla es: (Salario mensual x Días trabajados) ÷ 360 Por ejemplo: Si tu niñera gana $1.200.000 y ha trabajado 180 días este semestre, la prima sería: ($1.200.000 x 180) ÷ 360 = $600.000 Recuerda que si el salario incluye el auxilio de transporte (cuando aplica), este debe sumarse al salario base para calcular la prima. Es de tu interés: Guía paso a paso para pagar la prima a la empleada doméstica 2. Dotación de fin de año Si tu empleado ha trabajado más de tres meses, la ley establece que debes entregarle dotación tres veces al año: en abril, agosto y diciembre. ¿Qué es la dotación? Básicamente, son elementos básicos para realizar su trabajo, como ropa y calzado. Es importante que este beneficio se entregue antes de que termine el mes. 3. Vacaciones: ¿por qué no darlas en vez de liquidar? A veces, con el cierre del año, algunos empleadores piensan en liquidar el contrato de la niñera o empleada doméstica. Sin embargo, ¡esto no es necesario si no planeas terminar la relación laboral! En lugar de liquidar, considera dar vacaciones. Esto no solo permite que tu empleado descanse y recargue energías, sino que también evita costos adicionales asociados a terminar y luego volver a contratar. Recuerda que el período de vacaciones corresponde a 15 días hábiles por cada año trabajado , y si aún no han cumplido el año, se calculan proporcionalmente.

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