Nómina electrónica para empleadas domésticas: Todo lo que tienes que saber

Symplifica • 16 de marzo de 2022

Recientemente, la DIAN a través de la resolución emitida el 11 de febrero de 2021 No. 000031, impulsó la emisión de la nómina electrónica para los empleadores que cuentan con un contrato laboral (ya sea como empresa o persona natural) con el objetivo de que la nómina funcione como un descuento tributario. Como el departamento de recursos humanos de tu hogar, nuestro deber es el de comunicarte si hay algún cambio que debas tomar en cuenta como empleador de trabajadores domésticos. En este artículo te ayudaremos a entender el tema a detalle.

Primero queremos contarte ¿Qué es la nómina electrónica?

Es un documento electrónico que le dará a los empleadores la posibilidad de que los pagos realizados a sus trabajadores puedan ser tomados como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto "descontable" en IVA es decir, funcionará como un descuento tributario.

Es importante tomar en cuenta que la nómina electrónica es algo distinto a la factura electrónica, (aunque se desprende de la resolución inicial de facturación electrónica) pues esta última avala la compra-venta de algún artículo o el préstamo de un servicio, lo que le permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos. Mientras que la nómina electrónica es el comprobante de pago a los trabajadores y debe ser emitida si se requiere deducir estos gastos en la declaración de renta.

¿Cómo funciona?

La nómina puede generarse de manera quincenal o mensual. Sin embargo, el envío del soporte de pago de nómina electrónica a la DIAN, sí se deberá presentar los primeros 10 días del mes siguiente a los que se efectúe el pago.

Ejemplo: La nómina de 15 y 30 de mayo se debe presentar entre el 1-10 de junio

¿Si tengo empleada doméstica estoy obligado a emitir la nómina electrónica?

No, la DIAN contempla como deducibles de renta todos los gastos que tengan que ver directamente con la actividad producto de renta. Por lo que esto NO aplica para empleadores que tengan a cargo: empleadas domésticas, niñeras, enfermeras en casa, cuidadores de adulto mayor, empleados de finca de descanso o cualquier otro trabajador del hogar; siempre y cuando la contratación de estos trabajadores NO corresponda a la consecución de los ingreso ya que por lo general estos trabajadores cumplen un servicio de uso personal para los hogares.

¿Hay multas si NO se genera la nómina electrónica para los trabajadores del hogar?

No hay un régimen de multas como tal. La consecuencia de no hacerlo es no poder deducir el gasto o costo que se realiza para pagar a un trabajador en el marco de una relación laboral, pensional o legal y reglamentaria, que como lo mencionamos anteriormente, por lo general, NO aplica para empleadores del servicio doméstico.

¿Si yo como empleador, ya venía haciendo deducciones de renta por el pago de nómina de mi trabajador, puedo seguir haciéndolo?

Si, siempre y cuando puedas demostrar que este gasto es descontable de tu actividad productiva de renta. En este caso, la nómina electrónica es el único documento que la DIAN recibirá para soportar este gasto, por lo que deberás habilitarte en su plataforma para realizar este proceso antes del 31 de marzo de 2022.

¿Qué se debe hacer para incluir la nómina electrónica en la declaración de renta?

Lo primero es que tengas claro si vas a hacer este proceso con un proveedor tecnológico de nómina electrónica o lo vas a hacer con un software propio. Luego asegurarte de tener usuario y contraseña en la DIAN e ingresar a la página oficial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN y en la parte inferior ubicar el módulo “FACTURACIÓN ELECTRÓNICA” / “HABILITACIÓN” y continuar los pasos. Si necesitas más ayuda puedes consultar este vídeo que habilitó directamente la entidad: Ver aquí

Si lo vas a hacer con un proveedor, desde Symplifica sabemos que Alegra te puede ayudar con todo el procedimiento y si tienes hasta dos empleados es completamente GRATIS. Infórmate aquí.

Si tienes más dudas sobre este tema consulta aquí el ABC oficial.

Esperamos haber resuelto todas tus dudas, seguimos comprometidos con brindarte toda la información relacionada con gestión laboral, ten por seguro que si existe un cambio sobre este tema, con gusto te lo haremos saber.

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