¿Cómo manejar las vacaciones de tus trabajadores?

30 de junio de 2024

Las vacaciones son un derecho fundamental de los trabajadores que contribuyen a su bienestar y productividad. Sin embargo, para los empleadores, otorgar vacaciones de manera adecuada puede ser un proceso que requiere planificación y consideración. Como los expertos que somos en Symplifica.biz te guiaremos sobre cómo otorgar vacaciones a tus empleados, incluyendo el tiempo adecuado, los cálculos necesarios y otros aspectos importantes a tener en cuenta.

Empecemos por tener presente que las vacaciones son un descanso remunerado que se le reconoce a todos los trabajadores. Corresponde a 15 días hábiles de descanso continuo por cada año trabajado. Si tu trabajador ha prestado sus labores por un año, solo debes ponerte de acuerdo en el tiempo que no se presentará a trabajar y recuerda que este tiempo será remunerado, si tu empleado recibe auxilio de transporte no debes pagarlo en las vacaciones.

¿Cuándo otorgar vacaciones?

Planificación anual: Es recomendable planificar las vacaciones con anticipación, teniendo en cuenta las necesidades del negocio y las preferencias de los empleados.
Rotación justa: Intenta distribuir las vacaciones de manera justa entre todos los empleados, evitando que algunos acumulen demasiado tiempo sin tomar vacaciones. Ojo recuerda que un trabajador no puede acumular más de dos periodos de vacaciones seguidos.
Temporadas bajas: Aprovecha las temporadas bajas del negocio para otorgar vacaciones, lo que puede ayudar a mantener la productividad mientras algunos empleados están ausentes.

Duración de vacaciones

Como te contamos anteriormente y según la normativa laboral, todos los trabajadores en Colombia tienen derecho a 15 días consecutivos de vacaciones, cabe mencionar que son días hábiles, o sea, no cuenta con fines de semana y festivos.

Ejemplo: Marta ingresó a trabajar a la peluquería el 30 de marzo del 2023, como ya estamos a 30 de marzo del 2024, ella ya solicitó sus 15 días de vacaciones, se los tomara del 8 de abril al 24 de abril, ya que ella trabaja sábados estos cuentan en sus vacaciones pero los domingos no.

Además de cumplir con los requisitos legales, puedes establecer políticas internas sobre la duración de las vacaciones, teniendo en cuenta las necesidades del negocio y los empleados.

¿Si el trabajador decide no tomar sus vacaciones, puedo pagar este tiempo en dinero?

Si puedes hacerlo, pero es importante que sepas que por ley puedes pagar la mitad de sus vacaciones, no el total de los 15 días, así que puedes otorgarle 7 días de vacaciones y pagarle 8. De este modo recibirá un dinero extra por concepto de vacaciones. Ten en cuenta que si se da es de mutuo acuerdo y debe quedar por escrito.

Otra opción que puedes tomar, es que se acumule más días de descanso, los cuales podrá tomar en otro momento. De esta manera no deberás realizar el pago por concepto de vacaciones en esa situación, sino que pagas normal el sueldo y cuando sale a vacaciones, el empleado descansará, pero seguirás pagando el sueldo y ahí pagarás ese concepto de vacaciones. ¡OJO! Como te mencione antes, los trabajadores no pueden acumular más de dos periodos de vacaciones seguidos.

También puede ser de tu interés: Guía paso a paso para afiliar a tus empleados a la seguridad social en Colombia

Cálculo de las vacaciones.

Además de tener este tiempo disponible, se le debe pagar un dinero. Para obtener la cantidad a pagar, los dos valores que debemos conocer son:

Salario
Tiempo laborado en días

Recuerda que con Symplifica.biz puede hacer este cálculo con tan solo un clic, también el ajuste de comprobante de nómina del trabajador y el reporte en seguridad social

Te preguntarás ¿Cómo puedes conocer el tiempo laborado?

Para obtener este valor debes tomar en cuenta:

Fecha en que se tomaron las vacaciones por última vez o que ingreso el trabajador.
Fecha en la que el trabajador iniciará las vacaciones.

Teniendo claros estos dos valores necesarios, utiliza la siguiente fórmula:

Fórmula cálculo vacaciones

Ejemplo:
Suponiendo que tu trabajador laboró por 300 días y gana un salario de $1.300.000.

La fórmula se aplicaría entonces de la siguiente manera:

1.300.000 * 300 ÷ 720 = $541.666.

Así, entonces, tenemos como resultado que al trabajador le corresponden $541.666 y 12,5 días de vacaciones.

Otros aspectos importantes

Comunicación empleados: Informa a tus empleados con anticipación sobre sus vacaciones para que puedan planificar sus ausencias y asegurarse de que el trabajo esté cubierto durante su ausencia.
Cobertura de Trabajo: Asegúrate de que haya suficiente personal disponible para cubrir las responsabilidades de los empleados que están de vacaciones, ya sea mediante la contratación temporal o la redistribución de tareas.
Registro de Vacaciones: Lleva un registro preciso de las vacaciones tomadas por cada empleado, incluyendo las fechas y la duración, para evitar confusiones o disputas en el futuro.

Otorgar vacaciones a tus empleados de manera adecuada es crucial para mantener un ambiente laboral saludable y productivo.

Con una planificación cuidadosa, comunicación clara y cumplimiento de la legislación laboral, puedes asegurarte de que tus empleados disfruten de un merecido descanso mientras garantizas la continuidad y eficiencia de tu negocio. Recuerda que si necesitas una buena gestión de recursos humanos puedes registrarte en Symplifica.biz y permitir que nos encarguemos de esta parte mientras tú te concentras en lo importante ¡los negocios!

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