Como el departamento de recursos humanos del hogar queremos que puedas hacer toda la gestión de tus empleadas del hogar de una manera muy profesional y siempre de la forma más fácil para ti. Hoy te contaremos como se deben manejar las incapacidades, licencias y todas las ausencias que puede tener tu empleado y que al final llegan a representar un ahorro para los jefes de hogar en el pago de aportes y prestaciones. 

Muchas veces por falta de tiempo, desconocimiento o la tramitología de estos trámites, los jefes de hogar que contratan correctamente a sus empleados no reportan a las entidades de seguridad social este tipo de ausencias; lo que ocasiona que las liquidaciones mensuales de los aporten no se ajusten y por ende los cálculos de prestaciones primas, cesantías y sus intereses sean errados.  

Para iniciar, vamos a aclarar algunos términos y aclarar las dudas más recurrentes:

¿Qué es una novedad? 

En Colombia, se conoce como novedad de nómina a todos aquellos acontecimientos que suceden en un periodo determinado de tiempo y representan una ausencia del trabajador; por lo tanto pueden afectar el monto del salario.

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¿Qué tipo de novedades existen? 

  1. Vacaciones 
  2. Licencias 
  3. Incapacidades

¿Por qué es importante reportar las novedades? 

La importancia de poder reportar estos acontecimientos recae en que así se refleja la realidad, el día a día de la relación laboral y por lo tanto; cambian los valores de seguridad social.

Es tu responsabilidad como empleador notificar esto a las entidades de seguridad social, pero si eres cliente Symplifica solo debes ubicar el módulo novedades, seleccionar el tipo de novedad qué quieres reportar y las fechas; Nosotros nos encargamos del resto, incluso de recalcular el valor de las prestaciones que toman como base los días de trabajo de tu empleada. 

¿Cuál es el manejo que se le da a una incapacidad?

Es importante mencionar que las incapacidades se presentan por prescripción médica cuando tu empleada está imposibilitada para realizar sus actividades laborales.
Como esto hace parte de las novedades de nómina, para notificarla debes tener a la mano la incapacidad (no es necesario la original) entregada por el médico para poder solicitar a la EPS el recobro de los días que tu empleada se encuentre ausente.
En caso de que la incapacidad sea causada por un accidente laboral, debes notificar a su ARL; si eres cliente Symplifica debes reportar el caso en tu app.
Recuerda que la EPS reintegra el 66.6% del salario, siempre y cuando en la seguridad social se este cubriendo la EPS como es el caso para las empleadas de tiempo completo.

¿Cómo se solicita el reintegro de la incapacidad para las empleadas por días?

No olvides que las empleadas contratadas por días están afiliadas al régimen subsidiado de salud o algún miembro de su familia las tiene afiliadas como  beneficiarias en una EPS; por lo que las incapacidades si aplican para poder justificar la ausencia a su trabajo pero no asumen el reintegro salarial al empleador.

¿Cómo se manejan las licencias? 

Primero debes saber que existen dos tipos; remuneradas o no remuneradas, estas se presentan cuando tu trabajador solicita un tiempo en el cual no podrá desempeñar sus actividades labores.

Remuneradas: Suelen usarse cuando tu empleado sufre la pérdida de un ser querido, periodos de incapacidad de un hijo o familiar del cual está a cargo o las licencias de maternidad o paternidad.

Licencia de maternidad: Es el descanso remunerado que se concede a la trabajadora con posterioridad al parto. Durante este período no podrá ser despedida sin la previa autorización del Ministerio del Trabajo. Esta licencia se empieza a causar aproximadamente dos semanas antes de la fecha probable de parto; de acuerdo con la Ley 1822 de 2017, en términos generales tiene una duración de 18 semanas calendario.

Licencia de paternidad:  Es un descanso remunerado que está contenido en el artículo 236 del código sustantivo del trabajo, el cual beneficia al padre cotizante por los hijos nacidos del cónyuge o compañera permanente, el trabajador tiene derecho a un descanso remunerado de 8 días sin contar domingos y festivos.

No remuneradas: Estas se tomarán dependiendo el acuerdo de tiempo al que llegues con tu empleada, ten presente que este periodo ella no lo repondrá en horas de trabajo y tú tampoco deberás pagarlo. Las licencias NO remuneradas solo las puede solicitar el trabajador y debe hacerlo por escrito preferiblemente. 

Con esta licencia NO se tienen en cuenta estos días en los cálculos de las prestaciones. como cesantías e intereses, pago de vacaciones. 

¿Existen fechas para reportar las novedades y cada cuanto se debe hacer?

Si, esto lo maneja independiente cada área de recursos humanos, si eres cliente Symplifica realizalas  de la siguiente manera:

Para quienes pagan de manera quincenal: Tienen hasta el 12 de cada mes.

Para quienes pagan de manera mensual: La fecha límite es el 24 de cada mes. 

Recuerda que las novedades se deben reportar todos los meses en que haya lugar, no se pueden acumular. 

Por ejemplo si tu empleada se incapacita en enero, ese mes debe reportar, si la licencia inicia en febrero; debes reportarla ese mes, y si las vacaciones las toma partidas por ejemplo, una parte en marzo y otra en junio, así mismo se debe hacer el reporte.

¿Cómo puedo reportar las novedades de nomina en Symplifica? 

Sigue estos sencillos pasos:

  1. Descarga la App Symplifica disponible en App Store y Google Play o ve a symplifica.com.
  2. Ingresa con tu usuario y contraseña.
  3. Desplázate al menú principal y ubica la opción empleados.
  4. Selecciona el empleado al cual se le van a aplicar las novedades y haz clic. en reportar novedad.
  5. Escoge la novedad pertinente.
  6. Sigue los pasos y envía la novedad. 

Estamos comprometidos con ofrecerte un producto de calidad y queremos estar seguros de que uses todas las herramientas que tienes a tu disposición, así podrás llevar todo en regla  #FácilYSinComplicaciones.  

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